Telefonia para governo: confira dicas de como implantar uma solução eficiente na administração pública.

Postado em April 14, 2020 at 10:30 AMÚltimas Notícias,GESTÃO DE TELECOM,TELEFONIA E DADOS

Na atualidade, as demandas dos cidadãos surgem rapidamente e precisam ser atendidas com celeridade e eficiência. Essa é uma realidade muito comum na administração pública, fato que exige das mais diversas esferas de governo contar com uma infraestrutura adequada e funcional para atender o público.

E isso passa pelo investimento em tecnologia e estruturação de sistemas e soluções, como por exemplo em telefonia, permitindo uma rápida e eficiente comunicação entre servidores e população. Tais mecanismos são imprescindíveis para otimizar a gestão e o atendimento no dia a dia das organizações.

Neste contexto, abordaremos neste artigo quais os benefícios da telecomunicação e as ferramentas mais adequadas para os órgãos públicos. Aproveite a leitura!

O que faz uma solução de telefonia?

Além de entregar uma estrutura de telefonia que satisfaz a necessidade do órgão, consiste em uma ferramenta capaz de gerenciar e analisar tudo o que acontece nessa estrutura, permitindo que você tenha acesso a todas as informações que vão ajudá-lo a otimizar o ambiente de trabalho.

Veja algumas vantagens dessa ferramenta para a administração pública:

Maior eficiência na comunicação

A rapidez e a conectividade são características muito importantes da sociedade atual. Isso impacta na forma como as organizações dialogam com aqueles que são impactados por suas respectivas ações.

Neste contexto, o principal benefício de um bom serviço de telefonia é o aumento da eficiência na comunicação entre público interno e externo da administração pública.

Gestão eficiente

Por viabilizarem um diálogo mais assertivo, as soluções de comunicação integrada potencializam maior eficiência na execução dos trabalhos, possibilitando maior motivação entre os colaboradores.

Tal cenário acaba impactando positivamente na rotina operacional e gerencial dos órgãos e quem ganha com isso são os cidadãos.

Redução de custos

Outra vantagem diz respeito a redução de custos com comunicação empresarial, pois as soluções possibilitam linhas telefônicas estratégicas e redução nas tarifas.

A redução de custos na administração pública significa maior eficiência da gestão e mais benefícios no atendimento às pessoas.

Quais as principais soluções de telefonia?

São inúmeros os benefícios e o leque de opções que tais tecnologias proporcionam dentro das estruturas de governo. Conheça alguns destes benefícios:

Tecnologia VoIP

A ferramenta VoIP (Voice over IP) consiste em um sistema que converte dados analógicos em virtuais, viabilizando chamadas pela internet. Uma das vantagens é a economia, pois permite realizar ligações simultaneamente, ao contrario da tecnologia convencional que possibilita só uma chamada. Pode ser utilizada por computadores e smartphones conectados à internet.

Para saber mais sobre as vantagens da VoIP, sugerimos a leitura do post “Quais as vantagens da telefonia IP (VoIP)?” que está no nosso blog.

Números padronizados (0800)

Solução eficiente para instituições que precisam ter contato direto com seu público alvo. Neste formato contratado com a operadora telefônica, o órgão terá um número fixo para quem quiser ligar, não importando o lugar do país.

O valor cobrado é sempre de quem recebe a ligação, o que pode variar de acordo com telefones fixos e celulares.

PABX

O PABX, que também é conhecido como Central Telefônica é um dispositivo que conecta várias linhas e ramais telefônicos, otimizando a comunicação interna e externa das organizações. Você o encontra nos formatos analógico, digital, IP ou virtual.

Os diferentes perfis de PABX possibilitam, entre outras funções, bloquear chamadas, a chamada em espera e a transformação de um número de celular em um ramal externo da empresa.

Unidade de Resposta Audível (URA)

A URA consiste em um espaço para gerenciar ligações. Ela automatiza o direcionamento delas e o atendimento às solicitações das pessoas, por meio de gravações de áudio.

A tecnologia permite identificar dados de quem liga, viabilizando contatos futuros para mostrar as soluções e ações da administração pública. Assim ela pode ser considerada uma forma de redução de custos uma vez que ela elimina o atendimento telefônico feito por funcionários.

Outsourcing de Telecom

O Outsourcing é uma tendência de mercado em vários segmentos, não seria diferente para o Telecom. Essa é a solução mais utilizada pelo governo, pois se trata de terceirizar toda a área de telecom, os órgãos precisam focar nas ações estratégicas e visibilidade das mesmas, sendo assim é necessário que a gestão de algumas áreas e tarefas sejam feitas por outras empresas especialistas e qualificadas nos assuntos. Confira o que é feito nesse trabalho:

- Administração de toda a estrutura de Telecom;

- Alta disponibilidade de serviços;

- Monitoramento em tempo real;

- Múltiplos cenários de redes de dados;

- Acompanhamento e gestão de despesas com foco na redução de custos;

- Diminuição no tempo de solução de problemas;

- Estrutura de suporte personalizada e escalonada;

- Ferramenta para controle e acompanhamento de incidentes on-line;

- Relatórios gerenciais de resultados.

Como otimizar a gestão de telefonia nos órgãos do governo?

Monitore os gastos

Inicialmente, é essencial monitorar os gastos das faturas de telefonia fixa e móvel. Portanto, acompanhe minuciosamente o formato dos contratos, verificando se alguns deles trazem prejuízos para a administração.

Esse acompanhamento vai permitir extrair dados concretos que vão nortear tomadas de decisões, no que diz respeito a adesão dos serviços mais adequados às necessidades do órgão.

Além disso, tais indicadores permitem extrair dados sobre os contratos de telefonia, evitando cobranças indevidas, permitindo questionar as operadoras sobre possíveis irregularidades.

Conscientize os colaboradores

É fundamental informar aos profissionais que existe uma gestão do sistema de telefonia, com o objetivo de promover a conscientização de todos sobre a importância do uso responsável dos telefones, evitando desperdícios.

Promover uma política de uso racional e responsável dos recursos da administração pública ajuda a mostrar a todos que adotar tais medidas tem um impacto significativo no atendimento aos cidadãos.

Contrate um fornecedor especializado

Ter um fornecedor para ajudá-lo na gestão e implementação de soluções de telefonia é fundamental. Portanto, não abra mão de contar com a ajuda de profissionais com total expertise neste processo.

Contar com esse apoio é essencial para ser assertivo na adequação da sua infraestrutura às novas tecnologias, evitando contratempos que podem prejudicar o atendimento à população atendida.

A Mundo Telecom possui total expertise quando o assunto é soluções em telefonia, pois possui 15 anos de serviços prestados neste segmento, sendo reconhecida pela ANATEL por sua relevante contribuição para a eficiência na comunicação na esfera pública e privada. Alguns órgãos como prefeituras, faculdades e bancos já contam com a Mundo para otimizar a sua gestão de Telecom e gerar ótimos resultados.

Quer melhorar a comunicação de voz do órgão onde trabalha? Não perca tempo e entre em contato conosco!