6 boas práticas para uma gestão de telecom eficiente nas empresas

Postado em January 30, 2020 at 10:30 AMÚltimas Notícias,GESTÃO DE TELECOM

O setor de telecomunicações é altamente estratégico nas organizações. Ele é responsável por conseguir estabelecer comunicações internas e externas, independentemente de ser por telefone fixo, telefonia móvel, intranet, internet, entre outros. Dessa forma, as atividades desse setor precisam ser muito eficientes para não gerar indisponibilidades que possam causar prejuízos para o negócio.

Imagine, por exemplo, passar um dia sem telefone em um escritório que lida diretamente com contato com o cliente, por um atendimento personalizado. Complicado, não é mesmo?

Então, confira 6 dicas imperdíveis para uma excelente gestão de telecomunicações. Boa leitura e aproveite o conteúdo!

1. Escolha as tecnologias adequadas

Para que a gestão de telecomunicações seja, de fato, bem-feita, é preciso contar com o auxílio das tecnologias a seu favor. Elas permitem a redução de custos por atividade, principalmente devido à possibilidade de automação, reduzindo também o número de erros nas atividades internas.

Para que funcione de forma eficiente, porém, é fundamental que os gestores avaliem quais são os softwares e equipamentos utilizados, se eles estão devidamente atualizados e se realmente conseguem fornecer as melhores soluções e bons resultados para o negócio.

Por exemplo, às vezes, uma plataforma responsável pela segurança de rede pode não ser mais tão rentável, deixando brechas de vulnerabilidade que podem comprometer as atividades do seu negócio. Isso pode ser resolvido com a troca por uma solução mais eficiente e que consiga melhores resultados.

2. Adote políticas internas

Um dos grandes problemas das organizações no que concerne à área de telecomunicações diz respeito ao uso indevido dos serviços de telecom, principalmente telefonia. Por isso, é fundamental estabelecer políticas internas que serão responsáveis por nortear as condutas dos colaboradores.

Por exemplo, determine em quais situações os serviços poderão ser utilizados, de que forma eles deverão ser executados, como deverá ser o reembolso de ligações particulares, entre outros pontos.

Essas políticas internas precisam ser revisadas constantemente, como uma forma de compreender o que deve ser mudado continuamente, identificando como conseguir uma performance mais precisa e justa.

Também é preciso definir possíveis sanções caso os colaboradores sejam pegos ferindo as diretrizes determinadas no documento. Assim, evita-se que a organização seja acusada pelas punições realizadas caso a caso, e o processo de apuração torna-se transparente para todos.

3. Faça o mapeamento de gastos

Como vêm sendo realizados os gastos do seu negócio na área de telecomunicações? Identificar isso é fundamental para saber quais são os pontos que gastam mais, se há real necessidade do que está sendo gasto, se é possível eliminar pontos supérfluos, entre outros.

Isso só será viável, porém, se você compreender como se dão os fluxos de gastos continuamente. Por isso, faça um fluxograma das despesas da sua empresa: de onde elas se originam? Para que lugar se destinam? Isso pode ser importante para, por exemplo, conseguir melhores valores com seus fornecedores.

Se os gastos de telecomunicações estão sendo, em sua maioria, direcionados para uma mesma organização, sua empresa está no caminho certo, pois é mais fácil negociar descontos, além de otimizar a gestão e economizar tempo.

4. Faça um levantamento do perfil da empresa

Para saber quais são os ativos que devem ter maior atenção em telecomunicações, é preciso observar qual o perfil da empresa no que concerne a essa área. Os gestores de telecom devem observar quais são os recursos mais utilizados, o consumo de cada um, as operadoras que oferecem os melhores serviços de acordo com a demanda do negócio, entre outros.

A partir do perfil traçado, é hora de verificar os contratos existentes e se eles precisam ser revisados. Muitas vezes, as organizações estão com serviços supérfluos, que não acarretam benefícios para o negócio, conseguindo uma redução nos gastos ao cancelá-los. Em outros casos, a defasagem pode gerar problemas no que concerne a serviços ineficientes para a sua empresa.

5. Realize auditorias de faturas

Um dos principais responsáveis pelos gastos excessivos e desnecessários no setor de telecomunicações diz respeito a cobranças indevidas realizadas pelas empresas. Muitas vezes, as faturas são emitidas com erros nos serviços cobrados, gerando aumento dos valores pagos.

Por isso, é fundamental que o gestor de telecomunicações, em conjunto com o responsável pelo setor financeiro, realize uma verificação sistêmica de cada fatura, avaliando se, de fato, tudo que foi lançado foi realmente utilizado pela organização.

Em caso de divergência, a legislação ampara a parte lesada, de forma que a quantia paga a mais seja recuperada mensalmente, dentro do limite de 3 anos para reaver o montante perdido.

Dessa forma, é fundamental realizar, em primeiro lugar, uma auditoria completa para verificar essa situação e, em caso de divergência, correr atrás do prejuízo. Até mesmo pequenos valores a serem corrigidos podem representar um grande ganho futuro.

6. Invista em governança corporativa

A governança corporativa traz valores para a organização, como equidade, transparência, respeito, lisura, responsabilidade corporativa, entre outros. Esse tipo de postura e conduta é altamente positivo para conseguir fazer uma gestão de telecomunicações que seja realmente eficiente.

Isso porque a governança corporativa exige o uso eficiente de recursos dentro das organizações, bem como oferece o suporte adequado para os processos executados dentro da empresa.

Dessa forma, os projetos de telecomunicações tendem a ter maior suporte por parte da gestão da organização como um todo. Além disso, ela estimula a adoção de modelos de projetos e escopos que podem ser bastante úteis para o setor de telecomunicações, como a ISO 31000, COSO ERM, PMBOK, CMMI, Scrum, entre outros.

Uma gestão de telecomunicações que consiga ser eficiente pode tornar os processos internos da sua empresa mais bem executados em diversas áreas, como nas conexões em rede e telefonia. Por isso, é fundamental que seu negócio consiga aplicar as dicas que demos acima, para conseguir melhores resultados e utilizar os serviços com o máximo de produtividade e redução considerável de gastos.

Para isso, é importante contar com um bom fornecedor de serviços de telecomunicações. Não adianta seguir as dicas anteriores e não ter uma parceira interessante ao seu lado.

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