Saiba como reduzir custos e possuir uma solução de telefonia acessível na sua empresa.

Postado em September 03, 2020 at 7:10 PMÚltimas Notícias,GESTÃO DE TELECOM,TELEFONIA E DADOS

Em momentos de crise econômica, é normal que os empresários se debrucem sobre os números, com o objetivo de cortar custos e traçar um novo planejamento para viabilizar a sobrevivência da companhia no mercado.

Essa análise é feita em várias áreas e uma delas é a de telefonia. Mas calma! O fato de diminuir os gastos com telecom não significa comprometer o bom funcionamento da área. Pelo contrário, essa dinâmica pode representar a abertura de novas possibilidades para o segmento.

De acordo com a International Data Corporation (IDC), aproximadamente 50% das empresas brasileiras irão manter ou aumentar o orçamento em funcionalidades de telecomunicação.

Tais investimentos visam otimizar os serviços, buscando deixá-los mais funcionais e com custo acessível. Neste contexto, mostraremos no conteúdo de hoje quais as principais ferramentas para melhorar sua infraestrutura de telecom e como adotar políticas de redução de despesas para este departamento, fazendo com que ele seja um aliado para promoção do desenvolvimento do seu negócio. Boa leitura!

Como reduzir custos com telefonia em empresas?

Avalie os contratos vigentes

O contrato é um documento que formaliza direitos e deveres entre duas partes e deveria ser cumprido à risca, porém nem sempre isso acontece. Algumas organizações, por exemplo, incluem cláusulas e outros serviços no documento que não foram previamente acordados, fato que gera ônus desnecessário ao orçamento do empreendedor.

Contando com uma assessoria contábil voltada para a telefonia, é possível rever tais equívocos e traçar um diagnóstico dessas falhas. Tais cobranças indevidas são perceptíveis em faturas mensais e você pode cobrar os prestadores de serviços por essas irregularidades, inclusive buscando seus direitos junto ao Código de Defesa do Consumidor, caso seja necessário.

Outra medida importante neste aspecto é fazer uma revisão do escopo dos contratos, com o intuito de viabilizar condições favoráveis em termos de oferta de produtos para desonerar a sua empresa. Essa verificação pode ser feita utilizando por exemplo os seguintes pontos: O serviço prestado é realmente necessário para a empresa ou existe outras possibilidades para sua substituição? Ele está sendo utilizado da melhor maneira? Oferece bom custo-benefício? Existe outro fornecedor com propostas mais interessantes? Dentre outros questionamentos. É relevante contar com empresas parceiras que ajude nesse dever de casa e que ofereça soluções flexíveis e customizáveis para ser possível criar uma estratégia eficaz no âmbito de redução de despesas.

Conscientize seus colaboradores

Investir em boas práticas no ambiente organizacional é muito importante, pois fomenta a sensação de pertencimento aos colaboradores, potencializando o engajamento deles no ambiente corporativo.

Neste contexto, invista em ações para conscientizá-los sobre a importância de manter a saúde financeira da empresa estável, uma ação por exemplo é esclarecer que os telefones não devem ser usados para ligações pessoais, um outra ação de incentivo é a de realizar premiações para os colaboradores que se destacarem no cumprimento das regras estabelecidas, na procura de melhorias e na atitude de dono.

Junto a essas ações é necessário optar por soluções de telefonia mais acessíveis além de aderir plataformas de comunicação que otimizem a gestão de telecom, com intuito de melhorar o fluxo de trabalho e aliviar o orçamento da empresa. Seus colaboradores precisam estar bem orientados, através de treinamentos, cursos e informações é possível prepara-los para o uso dessas novas tecnologias, possibilitando bons resultados.

Otimize os processos internos

Dominar detalhadamente o funcionamento dos processos internos dentro da organização ajuda na hora de investir em políticas, visando o aprimoramento das atividades no dia a dia. Assim, é possível implantar medidas para melhorar a gestão do fluxo de trabalho, impactando positivamente na performance dos colaboradores.

Para otimizar os processos internos, a companhia precisa focar em três pontos: custo, qualidade e agilidade. Isso porque não adianta optar pelo serviço mais barato do mercado se ele não traz qualidade e, ainda, impacta negativamente a agilidade dos processos.

O ideal é ter um equilíbrio, por isso, as empresas precisam conhecer muito bem qual o seu cenário atual e aonde querem chegar. É importante contar com uma área específica de gerenciamento de processos possuindo os melhores profissionais. Pois são esses que estarão antenados em implantar planejamentos estratégicos para desenvolvimento do negócio, redução de custos, fortalecimento de boas práticas de qualidade, entre outros atributos.

Recomendações para obter uma estrutura de telefonia acessível na sua empresa:

Telefonia IP (VoIP)

A VoIP (Voice Over Internet Protocol) é uma tecnologia que permite transformar sinais em dados digitais para serem transmitidos pela internet. Além de ligações tradicionais, por meio dessa ferramenta é possível realizar conexões via Skype e realizar reuniões em grupo por videoconferências.

O investimento tanto para instalação quanto para manutenção desse tipo de telefonia é menor comparando a outras soluções como por exemplo a tradicional (analógica). Sem falar dos pacotes de serviços oferecidos pela tecnologia IP que são de ótimo custo-benefício, levando em conta que beneficiará equipes diariamente por sua boa qualidade, impactando diretamente na produtividade da empresa como um todo.

Uma outra vantagem é que ela viabiliza entrar em contato com um colaborador, não importando o local que o profissional esteja dando mais celeridade ao encaminhamento de demandas e resolução de problemas.

Quer saber mais sobre a tecnologia VOIP? Então você não pode deixar de ler o artigo “Telefonia IP (VoIP): saiba como essa tecnologia pode otimizar a rotina da empresa”, que está em nossa página.

Utilize uma plataforma PABX

O PABX (sigla para Private Automatic Branch Exchange) consiste em um sistema que permite centralizar a telefonia empresarial. Ou seja, você precisa apenas de uma linha telefônica conectada a ele para que essa seja dividida em vários ramais a serem utilizados pela companhia. Essa tecnologia diminui bastante os custos com telefonia, já que as empresas não precisam comprar varias linhas para atender suas necessidades.

Confira 3 vantagens do PABX para as empresas:

Maior controle da telefonia: através desse sistema integrado, os gestores possuem acessos as informações e relatórios sobre todas as ligações e chamadas da empresa, proporcionando um melhor acompanhamento e ajudando nas tomadas de decisões.

Melhor atendimento telefônico: um componente que pode ser agregado ao PABX é a URA que possibilita automação nos atendimentos, permitindo otimização do tempo e proporcionando maior satisfação para os clientes.

Redução de custos: como já falamos anteriormente O PABX reduziu muito o custo no âmbito de telefonia, pois os ramais se comunicam entre si de forma gratuita. No caso do PABX virtual ainda tem uma vantagem de ser escalável.

Podemos citar 4 tipos de PABX:

Analógico (de utilização básica, seus ramais não têm recursos avançados);
Digital (de melhor qualidade de ligações, pois aumenta o volume do áudio, eliminando ruídos);
Híbrido (agregando o melhor do analógico e digital);
Nuvem (possibilidade de agregar novas tecnologias)

Diferencial do PABX em nuvem

Trata-se de uma solução de telecomunicação que está ganhando força no mercado, principalmente com o crescimento da adesão de novos formatos de trabalho como o home office, que exige uma comunicação virtual eficiente e segura.

Entre as vantagens estão a implementação que é menos onerosa para a companhia, pois não exige mudanças significativas na sua infraestrutura e abre leque para integração com outros sistemas da companhia como por exemplo o CRM e o ERP, Isso permite ter mais controle das informações que circulam dentro da empresa, além de melhorar a comunicação externa e entre os departamentos, fato que impacta positivamente na produtividade e redução de custos na organização.

Opção do Outsourcing de Telecom

A coordenação dos serviços de telecomunicações em organizações de diferentes portes prevê planejamento, definição de metas e controle de gastos. Tudo isso para implementar uma comunicação eficaz entre público interno e externo, impactando diretamente nos resultados da marca no mercado.

Mas para que isso aconteça é imprescindível contar com uma equipe interna comprometida com essas demandas, mas se sua empresa precisa focar em outras áreas, não possui esse know-how, não tem investimento para ter profissionais qualificados, não acha interessante ter uma estrutura para tal área. Uma segunda opção que pode ser muito mais benéfica para o seu negócio é optar por uma empresa parceira especializada no assunto, nesse caso, essa irá disponibilizar uma equipe especializada que dará o suporte necessário para essa gestão, considerando as peculiaridades e necessidades do seu negócio.

Portanto, terceirizar essa mão de obra para especialistas possibilita maior ganho de qualidade, agilidade e economia.

Confira o que pode ser feito nesse trabalho:

- Administração de toda a estrutura de Telecom;

- Alta disponibilidade de serviços;

- Monitoramento em tempo real;

- Múltiplos cenários de redes de dados;

- Acompanhamento e gestão de despesas com foco na redução de custos;

- Diminuição no tempo de solução de problemas;

- Estrutura de suporte personalizada e escalonada;

- Ferramenta para controle e acompanhamento de incidentes on-line;

- Relatórios gerenciais de resultados e outros.

A Mundo Telecom por exemplo é uma empresa que possui expertise nesse serviço, abraçando todo o projeto, desde o início na escolha das melhores soluções customizadas para o seu negócio até o gerenciamento e controle de toda a estrutura de forma estratégica.

Gostou do conteúdo? Acompanhe as tendências do setor semanalmente no nosso blog. Será um prazer compartilhar conhecimento com você!