O que deve ser considerado para uma boa contratação de telefonia em órgãos públicos?

Autor Mundo Telecom

Postado em August 06, 2020 at 10:40 AMÚltimas Notícias,GESTÃO DE TELECOM,TELEFONIA E DADOS

Todos nós já tivemos que recorrer a alguma instituição governamental para solucionar algum problema ou buscar ser contemplado por algum serviço, não é mesmo? Mas para dar andamento a esse processo, muitas vezes usamos o telefone para colher mais informações sobre o que precisamos fazer.

É nesse contato com o cidadão que a comunicação da administração pública deve ser assertiva, com o objetivo de dar a orientação correta através de um atendimento rápido e eficaz, permitindo assim a ele usufruir de uma experiência satisfatória.

Em tempos de pandemia como o atual cenário, a interatividade por outros canais como o telefone ganhou ainda mais importância, tendo em vista que a maior parte das cidades ainda estão com restrições de circulação, em função das regras de isolamento social.

Por isso, é imprescindível o investimento por parte das mais diversas esferas de governo em tecnologias de telecomunicações para atender o cidadão nas diferentes demandas.

Nesse contexto, preparamos esse conteúdo com dicas sobre como montar uma boa infraestrutura de telefonia em órgãos públicos com o mais elevado grau de funcionalidade e versatilidade. Boa leitura!

Qual a melhor estratégia para aperfeiçoar a minha gestão de telefonia?

Quando falamos em utilizar os serviços públicos com responsabilidade e pautado no interesse do cidadão, significa otimizar o uso da máquina administrativa, visando levar mais melhorias para a coletividade.

Isso pode parecer óbvio, mas as vezes transpor isso para a prática não é tão simples. Entretanto, quando falamos em lançar mão de ferramentas tecnológicas dentro destes órgãos, é fundamental levar essa premissa ao pé da letra.

Nesse âmbito, a aplicação de uma eficiente gestão de telefonia passa pela avaliação e escolha de ferramentas que proporcionem melhor custo benefício, levando em consideração a sua necessidade e a disponibilidade orçamentária.

Por exemplo, é possível optar por tecnologias que trabalham em sinergia com mecanismos de gestão, que agregam em um só espaço funcionalidades de telecomunicação que podem automatizar os processos dentro dos departamentos, potencializando a versatilidade e o dinamismo do atendimento a população.

Quer saber mais sobre automatização dentro do segmento Telecom? Fica a dica para leitura do conteúdo “Integração do sistema de telefonia a outras plataformas de gestão da empresa: entenda mais sobre o assunto”, que está em nosso blog.  

Por que terceirizar uma infraestrutura de Telecom? 

De uma forma geral, o gerenciamento dentro de uma administração pública é uma questão muito complexa, o que exige muitas vezes ter que montar um departamento e investir na contratação de mão de obra para atuação interna.

Neste sentido, transferir a gestão de determinados serviços para iniciativa privada pode ser o caminho para levar mais benefícios para o órgão e para as pessoas.

Isso é o que chamamos de Outsourcing Telecom, conceito atrelado a prática de terceirizar a gestão de telecom para um empresa que possui sólida expertise e amplitude de ferramentas que proporcionarão um atendimento personalizado e eficiente.

Entre as prerrogativas desta medida podemos citar os benefícios de não ter que gerir uma equipe de funcionários, tendo como atribuições questões relacionadas a pagamento, análise de desempenho, montagem de infraestrutura e outros indicadores, o que implica em outra vantagem que é a redução de custos operacionais.

Além disso, esse formato de terceirização é importante para dar mais dinamismo, funcionalidade e eficiência ao setor de tecnologia da informação do órgão. Portanto, externalizar essa mão de obra para especialistas possibilita maior ganho de qualidade, agilidade e economia.

A Mundo Telecom é uma das empresas do mercado com larga experiência em telefonia para a espera pública, possuindo em seu portfólio vários projetos implementados no setor.

Confira o que pode ser feito nesse trabalho:

- Administração de toda a estrutura de Telecom;

- Alta disponibilidade de serviços;

- Monitoramento em tempo real;

- Múltiplos cenários de redes de dados;

- Acompanhamento e gestão de despesas com foco na redução de custos;

- Diminuição no tempo de solução de problemas;

- Estrutura de suporte personalizada e escalonada;

- Ferramenta para controle e acompanhamento de incidentes on-line;

- Relatórios gerenciais de resultados.

Quer ter acesso a mais informações sobre as soluções de telefonia? Então você não pode deixar de ler o conteúdo “Como possuir uma estrutura de telefonia eficaz em órgãos públicos?”, em nossa página.

O que devo considerar na hora de contratar soluções de telefonia para governos?

Versatilidade do sistema

É importante observar se a empresa pode atendê-lo de diferentes maneiras no âmbito da telefonia. Por exemplo, alguns segmentos já trabalham com telecomunicação digital, mas essa não é a realidade de todas as administrações públicas.

Vários órgãos ainda dispõem de infraestrutura de ramais físicos, tendo em vista que são instituições com vários anos de atuação e que não passaram ainda por tal transformação.

Nestes casos, já existem tecnologias de telefonia convencional, mas que se adaptam aos formatos digitais. Por exemplo, mecanismos que transformam smartphones e computadores em ramais remotos para onde é possível transferir ligações, ampliando a rede de atendimento ao público.

Possibilidade de integração na nuvem

No âmbito da administração pública, todos os processos precisam ser documentados, com o intuito de garantir a lisura e transparência das atribuições.

Neste contexto, é de grande valia investir em soluções que permitam, não só a comunicação virtual, mas também registrar as chamadas realizadas, monitorar e fazer ajustes, buscando obter melhor padronização de qualidade e segurança.

Otimização de recursos

Investir em um sistema de telefonia eficiente tem impacto, não só na comunicação interna e externa, mas em viabilizar a correta destinação dos recursos públicos, demonstrando que a atuação do setor tem um viés social.

Portanto, fique atento as soluções customizadas que atendem adequadamente as necessidades do órgão que trabalha, além de observar as menos onerosas aos cobres públicos.  

Inclusive, você pode contratar serviços de telefonia desburocratizando os trâmites, por meio de procedimentos como o Sistema de Registro de Preços (SRP), mecanismo utilizado para fazer várias compras esporádicas e futuras, sem a necessidade de passar por vários processos licitatórios.

Possibilidade de agregar várias funções

No processo de contratação de uma operadora, é imprescindível observar se a empresa que está pleiteando atendê-lo possui um amplo leque de soluções para assessorá-lo nas mais diversas demandas.

Esse leque proporciona um maior fluxo de interatividade com o cliente, como por exemplo plataformas de comunicação como PABX que possibilita o registro e gravação de histórico de chamadas. A Unidade de Resposta Audível (URA), que visa dar mais celeridade a resolução das demandas das pessoas. O 0800 que oferece ligações gratuitas para os cidadãos, dentre outras soluções que podem ser acopladas a qualquer momento.

O importante em ter uma empresa parceira na qual exista a possibilidade de agregar mais soluções é que o órgão não precisa ter diversos fornecedores, resultando na otimização do tempo e na gestão interna como um todo.

Gostou do conteúdo? Quer saber mais sobre como otimizar o sistema de telefonia onde você trabalha? Estamos aqui para ajudá-lo.