Conheça 5 dicas essenciais de atendimento ao cliente interno

Postado em February 20, 2020 at 3:20 PMÚltimas Notícias,NOVAS TECNOLOGIAS

O que fazer para melhorar o atendimento ao cliente interno? Antes, é preciso entender quem são os clientes internos. Quer identificar seus clientes internos, então se faça as seguintes perguntas: a quem eu sirvo? Para onde meus serviços, produtos ou informações fluem?

O cliente interno pode ser observado no fluxograma de uma empresa que possui uma estrutura de departamentos e/ou setores que se apresenta de forma sistemática na linha produtiva.

Simplesmente as informações sobre os produtos ou serviços fluem de um lugar para outro e cada departamento recebe uma demanda de alguém ou gera uma tarefa para outra pessoa.

Continue a leitura para ter acesso a 5 dicas preciosas para conquistar o cliente interno!

Se conheça

Conhecer a si mesmo é o primeiro passo para qualquer atendimento. Como poderemos atender melhor alguém sem saber como somos ou como estamos? Quais são nossos pontos de melhoria? Quais são os pontos fortes que devem ser valorizados e mantidos? Será que eu respeito o outro?

Sabemos o que falamos com os outros e o que fazemos, mas normalmente não percebemos “como” fazemos. É preciso apurar a percepção para entender como falamos ou como cumprimos tarefas.

Quando nos deparamos com um comentário ou uma necessidade do outro, reagimos sentindo e pensando em algo. Essa reação é comandada pelo Sistema Límbico, que faz parte do Sistema Nervoso Central e é responsável por processar nossas emoções. Assim, nossas reações dependem do nosso nível de inteligência emocional.

Conhecer as emoções é o ponto de partida para melhora do comportamento no relacionamento interpessoal e, sobretudo, no atendimento ao cliente interno. A maturidade emocional é desenvolvida a partir do conhecimento de si mesmo e do momento em que deixamos de ser reféns do que sentimos e pensamos.

Use a empatia

O segundo ponto para melhorar o atendimento ao cliente interno é se colocar no lugar dele, usando de empatia. Para isso, é preciso sentir o que o outro deve estar sentindo em determinada situação.

A psicologia diz que tentamos proteger nossos pontos mais fracos com barreiras no relacionamento. Por um mecanismo de defesa, não permitimos que o outro toque em nossas fraquezas, portanto devemos supor que todos podem se comportar da mesma forma, ou pelo menos a maioria das pessoas.

Desta forma é possível imaginar a abordagem ideal e compreender seus deslizes sem julgar e sem distanciar o outro. Outra coisa que é preciso ter em mente é que o cliente interno também avalia a forma como foi atendido.

O ideal é que ele nos considere um parceiro e o sentimento de parceria não pode ser quebrado. Seremos mais ou menos respeitados de acordo com o que nossos clientes internos pensam de nós.

Escute o outro

Ouvir e escutar são duas coisas distintas. Se você ouve, isso quer dizer que sua audição está em bom funcionamento. Mas, escutar representa uma conduta diferenciada, englobando entender, compreender e perceber o que está sendo dito. Escutar vai além de entender os sons ou a mensagem.

A escuta ativa requer que larguemos tudo o que estamos fazendo para prestar atenção total no outro, percebendo seu estado emocional, interpretando seu tom e tentando entender se há alguma mensagem por trás do que está sendo dito.

Quando escutamos ativamente conseguimos não só compreender o que a pessoa diz, mas o que ela quis dizer com aquilo. Se você deseja oferecer um bom atendimento ao cliente interno, não pode ficar fazendo outras coisas, como manusear seu notebook ou smartphone enquanto conversa com seu colega.

A boa qualidade do atendimento passa pela paciência, dedicação, controle e interesse em buscar conhecer o outro para entender suas verdadeiras necessidades. Escutar é ler o que o outro quer dizer.

O tom de voz demonstra o grau de urgência do que é dito e, assim, é possível perceber a mensagem que está sendo passada. Não há segredos, basta dar valor ao silêncio para ouvir melhor o outro.

Dê feedbacks rápidos e precisos

Após escutar e entender a verdadeira necessidade de seu cliente, chega a hora de atendê-lo.

Constantemente você poderá deparar-se com uma solicitação inusitada, que não está prevista no regulamento interno da empresa, ou mesmo receber uma missão quase tão impossível quanto pegar uma pedra na lua. O que fazer nestas ocasiões? Temos algumas dicas:

manter a calma é o primeiro passo;
saber que o mundo não acabou é o segundo.;
dar um retorno sincero é essencial;
não esconder se a solicitação caiu de paraquedas no seu colo;
deixar claro para o cliente que seu pedido é difícil ou impossível de realizar, sempre explicando o porquê.

Explicar tem seu radical etimologicamente identificado no grego "plicar", que significa dobrar. Assim, explicar nada mais é do que desdobrar. Por isso, você dever desdobrar para o cliente as partes do processo que te impedem ou dificultam na execução da tarefa. A sinceridade fortalece o feedback.

Use a tecnologia

Encontrando ou não dificuldades, vá em frente e não deixe o retorno para depois. Todas as empresas investem em tecnologias para facilitar a comunicação entre seus colaboradores.

Utilize esses meios para facilitar a sua vida. Uma boa comunicação não é composta apenas de emissor, receptor e mensagem, inclui também um meio eficaz de transmissão.

A telefonia e aplicativos de mensagens, possibilitam uma comunicação rápida e eficaz. Isso serve para funções que são desenvolvidas em qualquer ambiente.

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